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專業的推廣活動公司往往會在活動舉行之前搜集到盡量多的根本信息，次要包括活動的性質、工夫、地域范圍、規模人數、預算、特殊要求。依據活動主辦方的這些活動根本信息，挑選合適的活動舉行場所，而活動舉行場所對一場活動的成功舉行，具有重要的作用，因而推廣活動公司在選擇活動舉行場所的時分往往會結合活動策劃方案進行全體考慮剖析。
通常來說，推廣活動公司會依據活動相關的信息去尋覓滿足活動需求的活動舉行場所。比方可以經過上網查找等方式搜索，或許遵從活動策劃人員的相關建議，然后推廣活動公司需求把找到的一切活動場所信息匯總，并且分為主辦方意向比擬激烈主選和意向普通的兩大類。再接著推廣活動公司就需求順次向找到的一切場所先進行電話溝通，首先是求證活動舉行場所信息的性?；顒优e行場所的規模，活動舉行場所所具有的根底設備，活動舉行場所的運用費用等。假如所選擇的活動場地已有人預定場所，也不要馬上排除，訊問活動舉行場地租賃方的其他客戶是否付定金。假如預定活動場所方未付定金，推廣活動公司還是無機會可以運用該活動場地的，而推廣活動公司經過頭一輪電話的征詢，可以進一步聚焦候選活動場地，接下去推廣活動公司就可以和活動場地的對接人員預定看場所了，推廣活動公司一般是能在第一利間內把候選活動場地都調查一遍。
要打造一個想要活動氛圍的活動，周邊環境非常重要。首先活動參與者看到的一定是活動場地的內部環境，交通，其文明氣氛能否契合本次活動的要求，則需求有一個大體的評價報告。走進活動舉行場所，場所的風格、擺設能否陳腐，衛生條件如何，場所四周能否有噪聲攪擾，都是推廣活動公司調查時必需要留意到的地方。
其次看場地的規模能否契合參與人數的要求，層高有多高，能否會影響到活動場所的舞臺搭建、燈光音響設置。活動場所內能否有柱子，假如有柱子，則能否會障礙觀眾視野等各方面成績，和活動場所的主會場相關的VIP室、化裝間的設置活動策劃公司都必需要順次的細心調查，向對方索要一張活動舉行場所的立體圖，以便前期規劃。
活動舉辦場所的相關設備，活動企劃公司在調查場所時，經常詢問活動舉辦場所的所有設備。如果活動中需要使用設備，例如活動舉辦場所的舞臺照明、麥克風、音響、投影、LED大畫面等各個方面的設備，活動企劃公司必須順序翻開試聽反省。如需運用活動舉行場所的舞臺，則推廣活動公司需求理解活動舉行場所提供的舞臺的實踐大小，舞臺擺放地位，紅毯等等能否有提供；還要同時理解活動舉行場所的相關效勞，活動舉行場所的效勞人員能否專業，或許是活動舉行場所的安保，消防設備的地位，活動場所平安用電在多少功率之內。
很多活動主辦方很關注的就是場地租賃價錢了，在關于活動舉行場所的價錢方面，推廣活動公司會詳細引見活動舉行場所的租賃費，設備租賃費，若活動主辦方決議舉行，那么推廣活動公司還需要了解什么時候進場搭建，是否有進場費等。假如推廣活動公司經過調查，還是沒有碰到活動主辦方稱心的場所，那么推廣活動公司還需要再調查各個活動場地與主辦方再次進行討論，終選擇出優的活動場地。
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