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對于會(huì)展活動(dòng)的組織者來說，會(huì)展策劃是會(huì)展活動(dòng)運(yùn)作的核心環(huán)節(jié)；對于參展廠商來說，會(huì)展策劃提供的是參展策略和具體計(jì)劃。會(huì)展策劃是指充分利用現(xiàn)有信息和資源，判斷事物變化發(fā)展的趨勢，全面構(gòu)思、設(shè)計(jì)，選擇合理、有效的方案，使之達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的活動(dòng)。那么，會(huì)展策劃活動(dòng)有哪些重要作用呢？
一、戰(zhàn)略指導(dǎo)作用
策劃是一種理性思維，以確保未來即將進(jìn)行的活動(dòng)有序，有條不紊地按預(yù)定的目標(biāo)進(jìn)行。它是策劃者為策劃目標(biāo)進(jìn)行決策謀劃、探索、設(shè)計(jì)多種備選方案的過程。決策者以策劃方案為基礎(chǔ)，進(jìn)行選擇和決斷，從而保證決策的程序化和科學(xué)化。
戰(zhàn)略指導(dǎo)作用是指會(huì)展策劃能為會(huì)展活動(dòng)的執(zhí)行提供總體的指導(dǎo)思想。
以展覽策劃為例，諸如展覽場地、展會(huì)規(guī)模、展會(huì)的主題及時(shí)間的安排、展會(huì)品牌、主要合作伙伴(行業(yè))等方面，在會(huì)展策劃方案中都要事先提出詳細(xì)的預(yù)案 。
二、實(shí)施規(guī)劃作用
實(shí)施規(guī)劃作用是指會(huì)展策劃能為會(huì)展活動(dòng)提供具體的行動(dòng)計(jì)劃。一般說來，會(huì)展策劃方案通過之后，在具體的實(shí)施過程中可以根據(jù)情況作適當(dāng)調(diào)整，但會(huì)展活動(dòng)運(yùn)行的總體思路與要求是不會(huì)改變的，策劃案是會(huì)展活動(dòng)實(shí)施的主要依據(jù)。
三、進(jìn)程制約作用
進(jìn)程制約作用是指會(huì)展策劃能安排并制約會(huì)展活動(dòng)的進(jìn)程。尤其是大的會(huì)展活動(dòng)，所涉及的工作千頭萬結(jié)，在會(huì)展活動(dòng)執(zhí)行的進(jìn)程中，必須嚴(yán)格按照策劃所提出的方案進(jìn)行工作，這樣才能確保會(huì)展活動(dòng)的順利進(jìn)行。
四、效果控制作用
策劃一般會(huì)對會(huì)展活動(dòng)發(fā)展的長遠(yuǎn)問題或本質(zhì)問題，針對會(huì)展環(huán)境的未來變化發(fā)展，進(jìn)行超前研究，預(yù)測發(fā)展趨勢，思考未來發(fā)展問題，以提高會(huì)展活動(dòng)策劃主體適應(yīng)未來和創(chuàng)造未來的主動(dòng)性。
效果控制作用是指會(huì)展策劃能預(yù)測、監(jiān)督會(huì)展項(xiàng)目活動(dòng)的效果。某一會(huì)展活動(dòng)在執(zhí)行過程中是否達(dá)到預(yù)期的效果，通過對照策劃案的相關(guān)要求就能夠清晰地看出。會(huì)展策劃一方面能對會(huì)展活動(dòng)的最終完成效果進(jìn)行控制，另一方面也可以對策劃案本身的可行性、合理性進(jìn)行檢驗(yàn)。
五、規(guī)范運(yùn)作作用
會(huì)展策劃者在進(jìn)行計(jì)劃或規(guī)劃之前，運(yùn)用科學(xué)的策劃運(yùn)作程序?qū)τ?jì)劃進(jìn)行構(gòu)思和設(shè)計(jì)，為計(jì)劃生成提供智謀，使計(jì)劃切實(shí)可行，使預(yù)算投向可靠。
規(guī)范運(yùn)作作用是指會(huì)展策劃能使會(huì)展運(yùn)作趨于科學(xué)、合理、規(guī)范。
會(huì)展活動(dòng)策劃就是會(huì)展企業(yè)根據(jù)收集和掌握的信息，對會(huì)展項(xiàng)目的立項(xiàng)、方案實(shí)施、品牌樹立和推廣、會(huì)展相關(guān)活動(dòng)的開展、會(huì)展?fàn)I銷及會(huì)展管理進(jìn)行總體部署和具有前瞻性規(guī)劃的活動(dòng)。會(huì)展策劃對會(huì)展活動(dòng)的全過程進(jìn)行全方位的設(shè)計(jì)并找出最佳解決方案，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)開展會(huì)展活動(dòng)的目標(biāo)。
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