活動邀請函的格式及注意事項
知識分享- 標題：活動邀請函的格式及注意事項
活動策劃公司：活動邀請函是活動舉辦方邀請企業領導或知名人士、專家等參加某項活動時所發的請約性書信，在企業交流以及日常的各種社交活動中，這類書信使用廣泛，在應用寫作中邀請函是非常重要的，那么，活動邀請函的格式及注意事項有哪些？
活動邀請函的格式：
在一般情況下，邀請有正式與非正式之分。非正式的邀請，通常是以口頭形式來表現的，相對而言，它顯得要隨便一些。而正式的邀請，既講究禮儀，又要設法使被邀請者備忘，故此它多采用書面的形式。
一、禮儀活動邀請函的含義
活動邀請函又稱活動邀請信、活動邀請書，是活動主辦方（單位、團體或個人）邀請有關人員出席隆重的會議、典禮，參加某些重大活動時發出的禮儀性書面函件。
凡精心安排、精心組織的大型活動與儀式，如宴會、舞會、紀念會、慶祝會、發布會、單位的開業儀式等等，只有采用活動邀請函邀請佳賓，才會被人視之為與其檔次相稱。活動邀請函有自己的基本內容、特點及寫法上的一些要求。
二、活動邀請函的基本內容
活動邀請函的基本內容包括活動的背景、目的和名稱；主辦單位和組織機構；活動的內容和形式；參加對象；活動的時間和地點、聯絡方式以及其他需要說明的事項；邀請內容根據實際情況填寫。
三、活動邀請函的特點
活動邀請函的特點體現在以下4個方面：
1、禮貌性強。邀請事務使用邀請函表示禮貌。禮貌性是活動邀請函的最顯著的特征和基本原則。這體現在內容的完全的贊美肯定和固定的禮貌用語的使用上，強調雙方和諧友好的交往。
2、感情誠摯。活動邀請函是為社交服務的專門文書，這使得它能夠單純地、充分地發散友好的感情信息，適宜于在特定的禮儀時機、場合，向禮儀對象表達專門誠摯的感情。
3、語言簡潔明了。活動邀請函是現實生活中常用的一種日常應用寫作文種，要注意語言的簡潔明了，看懂就行，文字不要太多太深奧。
4、適用面廣。活動邀請函使用于國際交往以及日常的各種社交活動中，而且適用于單位、企業、個人，范圍非常廣泛。
四、活動邀請函的結構與寫法
在應用寫作中活動邀請函是非常重要的，尤其是社會交際空前廣泛和重要的當代社會，寫好它可以說至關重要。對活動邀請函的寫法要注意格式和形式兩個方面。首先是結構上寫法類似公函。一般格式如下：
邀請函
尊敬的________________
您好!
___________單位將于____年____月____日在_________地，舉辦_____________活動，特邀您參加，謝謝。
活動邀請函的結構通常由標題、稱謂、正文、敬語和落款五部分組成。
標題：一般只寫文種“邀請函”即可，字號比通常標題要略大一些。有時也可以加“事由” ，如“關于參加研討會的邀請函”。有時還可包括個性化的活動主題標語，如“溝通無限中部六省城市信息化高級論壇邀請函”。
稱謂：是對邀請對象的稱呼。要頂格寫受邀單位名稱或個人姓名，后加冒號。要寫明對方姓名、職務、職稱、學銜。也可以用“ 同志”、“經理”、“教授” 、“先生”、“女士”、“小姐”稱呼。通常還要加上“尊敬的”之類定語。
正文：是邀請函的主體。頭可向被邀請人簡單問候，位臵在稱謂下一行，空兩格。接著寫明舉辦活動的緣由、目的、事項及要求，寫明禮儀活動的日程安排、時間、地點，邀請對象以及邀請對象所做的工作等，并對被邀請方發出得體、誠摯的邀請。若附有票、券等物也應同邀請函一并送給邀請對象。有較為詳細出席說明的，通常要另紙說明，避免邀請函寫得過長。
敬語：末尾一般要寫常用的邀請慣用語。如“敬請光臨”、“敬請參加”、“請屆時出席”之類的敬語。有些邀請函可以用“此致敬禮”、“順致節日問候”等敬語。
落款：署上邀請單位名稱或發函者個人名稱，署上發函日期。邀請單位還應加蓋公章，以示莊重。
其次是形式上的要求。邀請函的形式要美觀大方，不可用書信紙或單位的信函紙草草了 事，而應用紅紙或特制的請柬填寫。
五、寫活動邀請函要注意的事項：
1、“邀請函”三字是完整的文種名稱，與公文中的“函”是兩種不同的文種，因此不宜拆開寫成“關于邀請出席×x活動的函”。
2、被邀請者的姓名應寫全，不應寫綽號或別名。在兩個姓名之間應該寫上“暨”或“和”，不用頓號或逗號。網上或報刊上公開發布的邀請函，由于對象不確定，可省略稱呼，或以“敬啟者”統稱。
3、嚴格遵守寫作格式，稱謂、邀請事由、具體內容、活動時間、活動地點、相關事宜、聯系方式、落款等是必不可少的部分，不能丟漏信息。
4、邀請事項務必周詳，使邀請對象可以有準備而來，也會使活動舉辦的個人或單位減少 一些意想不到的麻煩。
5、邀請函須提前發送，使受邀方有足夠的時問對各種事務進行統籌安排。 總之，活動邀請函屬于社會生活使用文書，具有社會公關及禮儀功能。它不僅表示禮貌莊重，也有 憑證作用，要寫得簡明得體，準確文雅。
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