如何管理新聞發布會活動
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發布會策劃公司：在新聞發布會活動策劃方案通過之后，新聞發布會就進入到執行的環節——活動管理，該環節包括會前管理、現場執行、善后工作三個部分。會前管理工作部署。工作部署需要多方面協調，猶如我們組裝一部精密機器，一顆小小的螺絲釘也會影響到整個機器的運轉。因此，工作人員的相互協調、對工作任務的合理配置是十分重要的。在準確落實新聞發布會的時間之后，公關公司首先要組建一個覆蓋策劃、文案、媒介和設計等人員的執行團隊，并安排一名活動總監負責整個發布會的管理、督導和監控工作。最后還要落實所需的各種外部支持力量，并與之簽訂分包協議。
在啟動階段，行動方案的完善和工作進度表的編制是活動管理工作的重點，借助“甘特圖”可以有效確保工作人員管理當前工作，協調時間進度。
記者是出席新聞發布會的重要人物之一，媒體邀請需要智力和體力的雙重付出。
從實踐來看，體力付出在于發布會之前的4次媒體溝通。有意向召開新聞發布會時，媒介人員就要打電話與記者聯系，告知將要舉辦的活動并征求媒體對這個活動的看法以及參會意向。在發布會前一周半的時間向記者發出邀請函，并在發布會前的1—2天內與記者確認參會的情況，最后要在距發布會還有半天的時間用短信或電話提醒記者準時到場。
智力付出在于如何巧妙地將發布會的亮點和意義傳達出去，并以一些小的“神秘感”引起記者的興趣。例如，可以告訴他們將有神秘嘉賓到場，本次發布會將是全球首場發布會，或者將發布全新設計的產品等等。
活動場地布置。在發布會的頭一天，工作人員就要落實好場地布置的工作。如同翻譯的最高境界一樣，場地布置同樣要符合“信、達、雅”。“信”就是準時，在規定的時間內布置完現場；“達”就是通暢，確保所有設備都保持通暢的狀態;“雅”就是美觀，會場要保持整潔、干凈的環境。
在布置會場時，有一個與大家一同分享的小技巧：本著“從大到小，從頭到尾，從上到下”的布置原則，即先確定大件物品的擺設然后再安排小件器材的位置;先布置完舞臺再根據場地條件布置嘉賓席和記者區;從會場頂部的擺設再到桌面的整理和地面的清理。此外，準備一個垃圾袋，把一些隨手的垃圾扔到里面，可以大大節省保潔工作的時間。
場地布置包括場內布置和場外布置兩方面。場外布置包括場外橫幅、豎幅、易拉寶、花籃以及VIP 房的布置等。在場內布置時，會場空間位置的安排要以實用為準，如小型發布會可用圓桌的形式，制造出融洽、和諧、平等的交流氣氛。大型發布會可用方桌，設立發布臺等。其次，工作人員還要掌握好“職位高者靠前，自己人靠邊、靠后”的坐位布置原則，并在現場前方和后方留出足夠的攝像機機位。
檢查工作“從外到內，從高到低，從全面到重點”，注意把握好細節問題。需要提醒的是，負責保安的人員要對現場進行安全檢查，特別要注意是否存在安全隱患。譬如，消防通道是否暢通、杯椅是否完好等等。
此外，合作默契的供應商應該成為“合作伙伴”，而不僅僅是“物品提供者”，長期的工作經驗能使他們對發布會現場布置提出合理的建議。
彩排。在所有準備工作完成、現場布置完畢、設備安裝到位的情況下，活動總監要召集全體執行人員以及供應商到現場，按活動流程進行一次全面的彩排，檢測活動人員的現場表現，各種設備的使用效果、活動時間是否合理等等，目的是讓他們掌握整個會議的流程、明確各自的角色和承擔的責任。
在發布會前期，客戶服務小組至少要進行3次細致的溝通，以此確保工作人員明確職責。對主持人的把控是非常重要的。從實踐看，通常要在發布會前的三到四天內把串詞、會議流程等重要信息提交給主持人，并在頭一天與其進行細致的溝通，溝通內容包括本次發布會的主旨、關鍵時間點的控制、與會領導的姓名、職位、風格和特點，以及遇到冷場或砸場時的應急手段等等，以便其在正式場合上能夠控制好現場的氣氛和節奏。
一個非常需要注意的細節是：很多時候，客戶會把一些流程安排、媒體邀請等工作授權給公關公司，而此時必須要記住，在決策之后的第一時間向客戶反饋結果，保證他們隨時隨地了解發布會的進展情況。
現場執行
如果已經有了嚴格的現場演練，那么現場活動執行就要看工作人員的現場控制能力和應變能力。現場執行必須靈活、果斷，對應急方案中沒有考慮到的有關事項，要能妥善解決。不過，需要盡量征得客戶的同意和支持。此外，在發布會現場，還需要專門為客戶安排一個對整個活動非常熟悉的工作人員，以便根據客戶要求即時調整現場。
特別需要注意的是，確保發布會現場的緊湊與連貫，并把時間嚴格控制在流程允許的范圍內。另外，在做發布會流程時，工作人員要預留出一些時間，這樣，即便是某個環節超出了預計的時間，也能夠控制好整個發布會的進度。
QA是發布會的“重頭戲”，確保此環節的萬無一失是每個工作人員的職責。雖然在準備階段，客戶與公關公司已經根據此次發布會的意圖和記者的興趣點準備好了問題，但如果有可能，媒介人員要充分利用好發布會前的時間，與提前到場的記者進行溝通，并為記者提供準備好的QA提綱。
在QA環節，新聞發言人需要注意以下幾點：
1、靈活控制場面氣氛。發言人或主持人要善于調動記者的情緒，保持順暢而有激情的溝通。例如，在小型發布會時，可以讓記者先做自我介紹，以此來拉動和諧、互動的氣氛。如果提問異常活躍，那么主持人就要維持好會場的秩序。
2、根據議程要求，靈活控制發布會的時間進度，避免QA延時。如果預定時間已到，發言人要向那些想提問的記者表示遺憾，還可以與之預定下次采訪的時間和地點等。有時，新聞發言人可能會忽略事先設計好的時間，這時，控制舞臺效果的工作人員就要舉牌示意。如果超時太長，在取得客戶同意之后，要壓縮其他的一些環節。例如QA的時間，可以從原本設定好的20分鐘調整為15分鐘或5分鐘。
如何能讓到場的人更好地感受客戶企業的特色呢?在發布會的會前、會后循環播放企業宣傳片，以聲、光、影的方式讓到場的人直觀地感受到企業的文化和風格。
在新聞發布會結束之后，還可以配合會議的主題組織記者參觀，給記者創造實地考察、采訪和攝影的機會，使他們對新聞發布會有一個感性的認識。
善后工作
善后工作的好壞將會直接影響到整個活動的傳播效果。工作人員除了將收拾好的道具、會議資料以及相關物品入庫以外，還要做好采集現場數據(活動情況、現場效果評價等)以及現場圖片、影像資料的整編工作。盡快整理出新聞發布會的所有材料，以電子版的形式提供給記者。最后就是媒體跟蹤與制作活動評估報告了。
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