干貨—策劃新聞發(fā)布會時的注意事項
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新聞發(fā)布會是企邀請媒體參加，希望借助媒體的力量對外傳播信息，打造企業(yè)品牌形象，從而達到一個營銷推廣的作用，那么在策劃召開新聞發(fā)布會時的注意事項有哪些呢？
1、確定新聞發(fā)布會時間
要提前確定好新聞發(fā)布會的時間，新聞具有時效性和嚴謹性，一般會選擇在上午十點鐘左右舉辦，避開周末和節(jié)假日，這樣方便嘉賓和媒體到場，新聞發(fā)布會活動的時間控制在兩個小時左右，正式的發(fā)言時間大約一個小時，空出一定的時間留給媒體提問，這些都是一場新聞發(fā)布會活動必備的環(huán)節(jié)，確定時間后，邀請函要在活動開始前兩周寄出，這樣嘉賓和媒體可以提前合理安排時間。
2、確定新聞發(fā)布會發(fā)布會場地
新聞發(fā)布會相對于其它的活動較為正式，地點的選擇要貼合新聞發(fā)布的性質(zhì)，要著重考慮到交通因素和發(fā)布會規(guī)模的大小，包括舞臺風格、硬件設(shè)施、價格等因素，為了不影響新聞發(fā)布會的效果，盡量選擇會議中心、賓館等相對正式實用性高的場地。
3、擬定新聞發(fā)布會到場嘉賓
新聞發(fā)布會當天會邀約重要及嘉賓，需要擬訂詳細邀請名單，在名單上要備注有發(fā)布會的議程、時間表、舉辦地點、聯(lián)系方是誰……這一些都是要準備好的。如果有一些嘉賓有事不能及時到現(xiàn)場，那則要及時調(diào)整。
擬定參會人員名單，新聞發(fā)布會不像是大型活動，人越多越好，現(xiàn)場的人員設(shè)定要提前安排，包括主辦方相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有合作關(guān)系的客戶嘉賓、相關(guān)媒體平臺、同行業(yè)伙伴，書面邀請函較為正式，也可以做成線上H5類型的，比較重要的嘉賓出席和缺席對發(fā)布會影響很大，所以要提前確定好到場嘉賓的人數(shù)，合理安排座次。
4、新聞發(fā)布會對記者的邀請
媒體邀請的技巧很重要，既要吸引記者參加，又不能過多透露將要發(fā)布的新聞。在媒體邀請的密度上，既不能過多，也不能過少。一般邀請的時間一般以提前3到5天為宜，發(fā)布會前一天可做適當?shù)奶嵝选Ｌ崆白龊靡磺蓄A(yù)防的準備，保證發(fā)布會活動策劃的一切順利進行。
一般企業(yè)應(yīng)該邀請與自己聯(lián)系比較緊密的商業(yè)領(lǐng)域記者參加，必要時如時間現(xiàn)場氣氛熱烈，應(yīng)關(guān)照平面媒體記者與攝影記者一起前往。
聯(lián)系比較多的媒體記者可以采取電話邀約的方式。相對不是很熟悉的媒體或發(fā)布內(nèi)容比較嚴肅，莊重時可以采取書面邀請函的方式。
無論一個企業(yè)與某些報社的記者多么熟悉，在新聞發(fā)布會之前，重大的新聞內(nèi)容都不可以透漏出去。
在記者邀請的過程中必須注意，一定需要邀請新聞記者，而不能邀請媒體的廣告業(yè)務(wù)部門人員。有時，媒體廣告人員希望借助發(fā)布會的時機進行業(yè)務(wù)聯(lián)系，并作出也可幫助發(fā)稿的承諾，此時也必須進行回絕。
5、新聞發(fā)布會活動布局和分工
新聞發(fā)布會不需要過多的環(huán)節(jié)和形式，活動現(xiàn)場的布置應(yīng)以簡潔為主，背景板上要包含新聞發(fā)布的內(nèi)容、主題、日期，其中簽到板、背景板、邀請函等要設(shè)計風格一致，職位高的嘉賓坐席靠前，必要時帶上席卡，注明職務(wù)和姓名，新聞發(fā)言人要有一定的職位，代表公司的形象，可以迅速應(yīng)對媒體提問環(huán)節(jié)，要有一定的現(xiàn)場調(diào)控能力，現(xiàn)場的工作人員應(yīng)提前明確好分工，合理安排參會者簽到、入座，分發(fā)現(xiàn)場宣傳資料，維持現(xiàn)場秩序，保證活動發(fā)布會現(xiàn)場有條不紊的進行。
6、新聞發(fā)布會現(xiàn)場的席位擺放
擺放方式：新聞發(fā)布會一般是主席臺加下面的課桌式擺放。注意確定主席臺人員。需擺放席卡，以方便記者記錄發(fā)言人姓名。擺放原則是：職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠后。現(xiàn)在很多會議采用主席臺只有主持人位和發(fā)言席，貴賓坐于下面的第一排的方式。注意席位的預(yù)留，一般在后面會準備一些無桌子的坐席。
7、新聞發(fā)布會的道具安排
最主要的道具是麥克風和音響設(shè)備，一些需要做電腦展示的內(nèi)容還包括投影儀、筆記本電腦、聯(lián)線、上網(wǎng)連接設(shè)備、投影幕布等，相關(guān)設(shè)備在發(fā)布會前要反復(fù)調(diào)試，保證不出故障。新聞發(fā)布會現(xiàn)場的背景布置和外圍布置需要提前安排。一般在大堂、電梯口、轉(zhuǎn)彎處有導(dǎo)引指示歡迎牌，請好禮儀小姐迎賓。如果是在主辦方內(nèi)部安排發(fā)布會，也要酌情安排人員做記者引導(dǎo)工作。
8、新聞發(fā)布會禮儀安保培訓(xùn)
召開新聞發(fā)布會是一件非常嚴肅的事情，而且在發(fā)布會當天也會有一些重要的嘉賓、人物出現(xiàn)，所以在召開新聞發(fā)布會時根據(jù)現(xiàn)場的流程安排，還有人員情況要對安保人員以及禮儀人員進行培訓(xùn)，對外讓所有參加發(fā)布會的來賓都能感覺整場發(fā)布會井然有序，對內(nèi)也保證整場發(fā)布會整個流程能夠順利進行。
9、彩排新聞發(fā)布會現(xiàn)場
在新聞發(fā)布會的前4~5個小時，發(fā)布會的流程、發(fā)布會的人員調(diào)度，每一個細節(jié)步驟應(yīng)該要怎么做，如果發(fā)現(xiàn)有問題需要去及時調(diào)整，去改正，讓差錯降到最低。
10、新聞發(fā)布會的制作經(jīng)費預(yù)算
費用應(yīng)根據(jù)所舉行新聞發(fā)布會策劃的規(guī)格和規(guī)模做出可行的經(jīng)費預(yù)算。其費用項目一般有租場費、印刷費、會場布置費、茶點費、禮品費、文具費、郵費、電話費、交通費等。
新聞發(fā)布會活動策劃事項會比較繁瑣，也會存在一些問題和誤區(qū)，如果你不了解這些問題的詳細情況和誤區(qū)而貿(mào)然去舉辦活動的話，會碰到很多問題。
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